Controle de estoque não precisa ser planilha gigante nem inventário de fim de mês. Para a loja pequena, ele serve para responder duas perguntas: o que está acabando e o que está sobrando. O resto é detalhe.
Por que o estoque da loja pequena vive errado
- A venda não é anotada. Se o produto saiu e ninguém registrou, o estoque mente.
- A mercadoria chega e ninguém lança. O sistema acha que acabou, mas está na prateleira.
- Tenta controlar tudo de uma vez. São 800 produtos, ninguém dá conta, e o controle morre na segunda semana.
O método simples, em 4 passos
- Escolha os 20 que mais vendem. São eles que fazem falta quando acabam e que pesam no dinheiro.
- Anote quanto tem de cada um e o aviso: "me avise quando tiver menos de 6".
- Toda venda baixa o estoque sozinha (no sistema certo). Você só lança quando a mercadoria chega.
- Uma vez por semana, conte os 20 e ajuste o que não bater. Diferença que se repete é sinal de venda sem anotar ou de perda.
Quando a mercadoria chega
Na entrada, anote a quantidade e, se quiser, o custo de cada produto. Com o custo guardado, dá para ver o lucro estimado de cada venda. Na Deberi, a entrada da mercadoria pode virar a despesa do fornecedor no mesmo passo, sem lançar duas vezes.
O estoque não trava a venda
Se o estoque diz zero e o cliente está com o produto na mão, a venda tem que sair. Um controle simples avisa ("sem estoque"), mas deixa vender. Depois você conta e ajusta. Travar a venda por causa de um número errado faz a loja perder o cliente.
O que fica de fora do controle simples
Validade, lote, vários depósitos e pedido de compra automático são coisa de sistema grande. Para o mercadinho, a mercearia e a distribuidora de bairro, saber o que está acabando já resolve a maior parte do problema.