Como saber se a sua empresa está dando lucro (sem planilha e sem entender de contabilidade)

Toda dona e todo dono de empresa pequena já fez essa pergunta à noite, olhando o saldo do banco: está sobrando, ou eu só estou girando dinheiro? O saldo não responde. Ele mistura o que é da empresa com o que é seu, o que já saiu com o que ainda vai sair, e o Pix do cliente com o resgate da aplicação.

A boa notícia: a resposta está no extrato, e são só três números.

Os três números que respondem

Entrou: tudo o que veio de clientes. Só isso. Nem aporte seu, nem resgate de aplicação, nem transferência da sua outra conta.
Saiu: tudo o que a empresa gastou para funcionar. Fornecedor, aluguel, folha, tarifa, imposto, combustível, assinatura de software.
Sobrou: entrou menos saiu. É o número que importa.

Lucro, para quem está começando a olhar o próprio financeiro, é isso: o que sobra do que entrou de clientes depois de pagar o que a empresa gasta. O contador chama de outros nomes e faz ajustes. Mas se esse número é negativo três meses seguidos, nenhum ajuste salva.

O que não pode entrar na conta

É aqui que a maioria erra, e por isso acha que vendeu mais (ou gastou mais) do que de verdade. Deixe de fora:

Transferências entre as suas próprias contas (da conta PJ para a sua pessoa física, para a poupança, para a corretora). Não é venda nem gasto, é o mesmo dinheiro mudando de lugar.
Pagamento da fatura do cartão. O gasto já aconteceu quando você passou o cartão; pagar a fatura não é gastar de novo.
Aporte seu na empresa e retirada sua (pró-labore à parte). Aporte não é receita; retirada não é despesa da operação.
Aplicação e resgate. Dinheiro indo render e voltando.

Se um Pix de R$ 20 mil da sua conta pessoal entra como "entrou", setembro parece ótimo. Tire ele da conta e o mês pode virar negativo. É esse tipo de erro que faz empresa quebrar achando que estava bem.

Como fazer na mão, em uma tarde

Baixe o extrato do mês em PDF no app do banco (e a fatura do cartão, se a empresa usa).
Passe para uma planilha, linha a linha: data, descrição, valor.
Marque cada linha como E (entrou de cliente), S (saiu para a operação) ou N (neutro: transferência própria, fatura, aporte, resgate).
Some os E, some os S, subtraia. Confira se o saldo inicial + E − S − (o que saiu nos neutros) bate com o saldo final do banco. Se não bater, tem linha errada.
Repita no mês que vem. E no outro.

Funciona. O problema é o passo 5: ninguém repete. No segundo mês a planilha atrasa, no terceiro ela para, e você volta a olhar o saldo à noite.

Sobrou. E agora?

Sobrar um mês não quer dizer muito. Olhe três perguntas:

Foi um mês ou é padrão? Compare com os dois meses anteriores. Um cliente que pagou duas notas de uma vez infla o mês.
Quanto do que sobrou já tem dono? Imposto do mês que vem, o 13º, a fatura que fecha dia 10.
O que entrou vem de quantos clientes? Se dois clientes são 70% da receita, o "sobrou" depende do humor deles.

Faltou. E agora?

Para onde foi o dinheiro? Some por categoria. Quase sempre dois ou três gastos levam 8 de cada 10 reais que saem. É neles que se mexe, não no cafezinho.
Quem sumiu? Um cliente que pagava todo mês e não apareceu explica mais quedas do que qualquer gasto novo.
O que se repete sem ninguém olhar? Assinatura de software, tarifa de pacote, seguro, plano de celular de quem já saiu da empresa.

O erro mais comum

Olhar o saldo do dia e decidir com ele. Saldo é foto; lucro é filme. O saldo de hoje tem o Pix do cliente que entrou ontem e não tem o boleto que vence amanhã. Decisão boa (contratar, comprar, cortar) se toma com o filme de três meses.

Se você só fizer uma coisa depois de ler isto: pegue os últimos três extratos e ache o "sobrou" de cada mês. Com três números na mão, a conversa com você mesmo muda de "será que está dando certo?" para "em agosto sobrou R$ 4 mil, em setembro faltou R$ 1.200, e o motivo foi X".